Gestion des clients : fiches, notes et historique d'interventions

Organiser les informations de plusieurs clients

En aide à domicile, chaque foyer a ses codes, consignes et préférences. Quand ces détails restent dans les SMS ou la mémoire, une visite de remplacement ou un changement d'horaire devient source d'erreur. Prestago centralise une fiche par client et rattache les interventions à ce dossier.

Données utiles dans une fiche client

Une fiche Prestago regroupe les informations nécessaires au terrain et au suivi : identité (particulier employeur CESU ou client auto-entrepreneur), coordonnées, adresse d'intervention, couleur pour lire le planning, notes libres, et — selon formule — documents et grille de tarifs horaires.

• Type de dossier : CESU ou auto-entrepreneur
• Nom (et prénom en CESU) ou libellé d'entreprise en indépendant
• Téléphone et e-mail (optionnels)
• Adresse, ville, code postal (géolocalisation pour les trajets)
• Couleur d'affichage sur le planning
• Notes / commentaires libres (codes, consignes, alertes)
• Grille de tarifs horaires (périodes, jours) — utile au récapitulatif
• Documents (images ou PDF) selon formule
• Statut actif / inactif

Coordonnées et lieu d'intervention

L'adresse enregistrée sert à la fois à retrouver le domicile et à documenter les trajets entre rendez-vous. Avant d'arriver, vous ouvrez la fiche : téléphone, adresse, notes — sans fouiller une conversation éparpillée.

Si vous intervenez à plusieurs endroits pour des dossiers distincts, créez une fiche par contexte plutôt qu'une fiche unique ambiguë : chaque rendez-vous reste rattaché au bon dossier.

Notes et informations pratiques

Le champ notes accueille ce qui n'entre pas dans les coordonnées : digicode, étage, animal, consigne de la famille, contact d'urgence, préférence d'horaire. Ces éléments restent sur la fiche et sont disponibles quand vous planifiez ou consultez un créneau lié au client.

Historique des interventions

Les rendez-vous planifiés et réalisés sont liés à la fiche. Sur le dossier client, vous consultez le planning et des synthèses (heures, montants estimés selon tarifs renseignés). Les récurrences du client apparaissent aussi, distinctes des passages ponctuels.

Cet historique sert à la clarté terrain et à la préparation de fin de mois — pas à remplacer un outil de facturation comptable. Pour les exports PDF de synthèse, voir la page exports et justificatifs.

Exports et justificatifs · suivi des heures CESU .

Clients réguliers et passages ponctuels

Prestago ne force pas un libellé « régulier » ou « ponctuel » sur la fiche. La distinction se joue surtout au niveau des rendez-vous : série récurrente pour les passages stables, créneau unique pour un remplacement ou une demande isolée.

La méthode pour équilibrer réguliers et ponctuels dans la semaine est traitée dans les guides blog. Ici, l'essentiel produit est : une fiche claire + le bon type de créneau rattaché.

Méthode : clients réguliers vs ponctuels · Produit : rendez-vous récurrents .

Plusieurs personnes au même domicile

Il n'existe pas de modèle « foyer » unique avec plusieurs bénéficiaires liés automatiquement. En pratique, vous créez des fiches distinctes si les dossiers ou les suivis diffèrent (ex. deux particuliers employeurs, ou un bénéficiaire et un contact payeur), même si l'adresse est identique.

Les notes et libellés permettent de préciser qui est concerné. Chaque intervention reste attachée à la fiche choisie, ce qui garde le planning et les totaux lisibles.

Lien entre client, rendez-vous, heures et documents

Le client est le point d'ancrage : les rendez-vous (ponctuels ou récurrents) lui sont rattachés ; les heures et montants estimés en découlent selon les tarifs saisis ; les documents (selon formule) restent sur la fiche. Le partage de calendrier ICS avec un client (formule Pro, compte indépendant) s'appuie aussi sur ce dossier.

Pour l'agenda multi-clients, voir le planning aide à domicile. Pour le suivi CESU prévu / réalisé, voir le suivi des heures CESU. Pour préparer un récapitulatif exportable, voir les exports et justificatifs.

Planning aide à domicile · application aide à domicile .

Exemple concret

Inès suit cinq dossiers. Chez les Martin, la fiche contient le digicode, « chien amical », et le tarif horaire CESU. Les mardis sont en récurrence. Un samedi, un remplacement ponctuel est créé sur la même fiche — sans nouvelle série. Chez Mme Bernard (auto-entrepreneur), la fiche porte le libellé client et un prix de prestation saisi sur chaque créneau.

En fin de mois, Inès ouvre chaque fiche pour vérifier l'historique, puis exporte le PDF de synthèse du mois concerné (selon formule) pour préparer son relevé ou sa facture hors Prestago.

Pages liées

• Planning aide à domicile — Agenda multi-clients
• Rendez-vous récurrents — Séries rattachées au client
• Exports et justificatifs — PDF de synthèse par client / mois
• Application aide à domicile — Vue d'ensemble de l'activité
• Planning partagé avec un client — Lien ICS (formule Pro)

Guides méthode

• Clients réguliers vs ponctuels (méthode)
• Organisation du planning aide à domicile
• Suivre les paiements client par client